«Hvorfor tjener vi ikke penger? Vi har glimrende kalkyler og driftsbudsjettet ser fantastisk ut – men kassakreditten trekkes til maksimum – vi får ikke kjøpt varer og nylig var vi kraftig forsinket med oppgjøret av merverdiavgiften! Kemneren er etter oss på grunn av manglende oppgjør av forskuddstrekket - hva skjer?»
Det er veksten og økende behov for arbeidskapital som utgjør trusselen for virksomhetens eksistens.
Lønnsomme bedrifter som strever økonomisk er typisk vekstbedrifter – også ofte kalt gasellebedrifter. Det er veksten og det økende behovet for arbeidskapital som utgjør trusselen for virksomhetens eksistens. Rask vekst fører til økt binding i arbeidskapital, som eksempelvis økte kundefordringer og kapitalbindinger i varelager før pengene kommer inn fra kundene. Sakte vekst er enklere, da får man tid til å hente pengene inn fra kundene før de løpende økonomiske forpliktelsene forfaller.
Bedriftens evne til å betale sine økonomiske forpliktelser er overordnet alt annet i privat næringsvirksomhet. Den dagen du ikke lenger klarer å betale dine regninger og fakturaer vil ikke dine leverandører lenger levere deg varer og tjenester. Ved manglende likviditet vil kravene fra det offentlige i form av skatter og avgifter gjøre veien til skifteretten kort.
Bør man derfor unngå raskt vekst? Ikke nødvendigvis – men rask vekst betyr at man enten må ha mulighet til å skaffe bedriften frisk kapital utenfra eller at man er i bransje som har så god inntjening og raskt oppgjør fra kundene at man kan tåle den økte kapitalbindingen. Er man en liten aktør uten muligheter for å skyte inn frisk kapital fra eiere eller ved låneopptak i bank – bør man unngå rask vekst.
Men hvordan kan lønnsomme bedrifter gå konkurs – hvorfor er likviditet viktigere i den løpende drift enn lønnsomhet? Det er manglende evne til å betale kortsiktige pengekrav som resulterer i konkurs, ikke om virksomheten tjener penger eller ei. Driften av virksomheten kan gjerne være finansiert av lån eller av annen innskutt kapital. Dermed kan en bedrift drive med underskudd i mange år og likevel fullt ut være økonomisk oppegående fordi eierne av virksomheten eller en finansinstitusjon tilfører bedriften penger. Mange suksessfulle bedrifter har hatt behov for flere års drift og produktutvikling med økonomisk underskudd før man kommer i mål med lønnsom løpende drift.
Hvordan kan man beregne likviditetsbehov og arbeidskapital? Ved hjelp av likviditetsbudsjett og prognoser basert på et ajourført regnskap kan man i stor grad forutse hvor mye kapital ny aktivitet vil koste. Det er viktigere å se de store linjene og tendensene enn å grave seg ned i detaljer. Arbeidskapital er forskjellen mellom omløpsmidler (bankinnskudd, kundefordringer, andre kortsiktige fordringer) og gjeld – det viser den kapital bedriften trenger for å finansiere den daglige driften inntil kundene har betalt.
Så hva kan man gjøre for å bedre arbeidskapitalen? Raskere innbetaling fra kunder ved kort kreditt tid, umiddelbar fakturering etter leveranse, gode purrerutiner – mindre kapitalbinding i varelager ved å planlegge og behovsprøve innkjøp, forhandle lengre kreditt tid hos leverandører – økt ekstern finansiering med langsiktig lån eller økning av aksjeinnskudd/kapitalforhøyelse – salg av anleggsmidler som bygg, biler, og annet utstyr som ikke er tilstrekkelig behov for eller som kan leies og dermed binde mindre kapital.
«Cash is King» er den viktigste leveregel i privat næringsdrift - tilgang til penger for å betale regninger og andre løpende pengekrav er overordnet alle andre økonomiske mål for å overleve på kort sikt i det private næringsliv.